Il Suo vecchio indirizzo e-mail potrebbe appartenere a uno sconosciuto entro 12 mesi

Nessuno utilizza più l’indirizzo del 2011. È ancora archiviato in qualche forma, presso un negozio che si visita una volta all’anno, oppure come indirizzo di contatto su un account a cui si pensa raramente. La casella di posta stessa non viene aperta da anni.

Presso i provider tedeschi GMX e WEB.DE è previsto un termine di scadenza. Il paragrafo 5.3 delle condizioni di contratto riporta la stessa disposizione per entrambi. Dopo 6 mesi senza alcun accesso, i messaggi e i file archiviati possono essere cancellati senza preavviso. Dopo 12 mesi il provider può liberare gli indirizzi e-mail registrati e renderli disponibili ad altri utenti. Il testo in tedesco non ha una versione ufficiale in inglese, pertanto si tratta di una traduzione piuttosto che di una citazione.

L’indirizzo non scompare. Cambia proprietario.

Cosa si intende per accesso

Un malinteso riguardo a tale scadenza persiste. Nei forum si sostiene che solo l’accesso tramite browser azzeri il contatore. I termini indicano tre modalità: un browser web, un’app di posta e un client di posta elettronica. Chiunque abbia la propria vecchia casella di posta configurata in Thunderbird o in un’app sul telefono e continui a scaricare la posta da lì, la mantiene attiva.

Ciò vale solo finché il client sta effettivamente scaricando la posta. Un account configurato su un telefono precedente di tre generazioni fa di solito ha smesso di ricevere nuovi messaggi, anche se continua ad apparire in qualche app.

Tra le due scadenze intercorrono sei mesi, e questo lasso di tempo rappresenta un’opportunità. GMX afferma nelle proprie pagine di assistenza che l’accesso rimane possibile anche dopo che il contenuto della casella di posta è stato cancellato. Se si nota l’e-mail di avviso entro tale periodo, si perderanno i vecchi messaggi ma si manterrà l’indirizzo. Se lo si nota solo dopo 12 mesi, si rischia di perdere entrambi.

Cosa dipende da quell’indirizzo

Il danno non si verifica nella casella di posta vuota. Si verifica nei servizi che continuano a puntare a essa. Quasi ogni schermata di accesso presenta un link contrassegnato con la dicitura «password dimenticata». Nella maggior parte dei casi, esso conduce a un unico percorso: l’invio di un’e-mail all’indirizzo registrato. Chiunque controlli quell’indirizzo controlla l’account.

Google chiama questo campo «indirizzo e-mail di recupero» e lo colloca nella sezione Sicurezza dell’account. Microsoft archivia gli stessi dettagli sotto «informazioni di sicurezza». Negozi, forum e servizi minori spesso non dispongono affatto di un indirizzo di recupero separato, pertanto l’indirizzo di contatto rappresenta l’unica via di accesso.

Apple rappresenta l’eccezione. In caso di password dimenticata, si viene reindirizzati innanzitutto verso un dispositivo fidato, un iPhone o un Mac su cui si è già effettuato l’accesso e che dispone di un codice di accesso. L’indirizzo e-mail non costituisce la via principale in questo caso. Lo stesso meccanismo si applica, a un livello inferiore, a un vecchio numero di cellulare. I dispositivi su cui si è ancora effettuato l’accesso ai propri account vengono visualizzati negli elenchi dei dispositivi.

L’indirizzo del Suo precedente datore di lavoro

Un secondo caso riguarda coloro che non hanno mai avuto una casella di posta elettronica gratuita. Chiunque abbia utilizzato un indirizzo di lavoro per attività private durante un apprendistato o un precedente impiego lo restituisce al momento delle dimissioni. È il reparto IT a decidere quale sarà il suo destino successivo.

Microsoft descrive la procedura standard nella propria documentazione amministrativa. Quando una persona lascia l’organizzazione, un amministratore può «assegnare l’indirizzo e-mail dell’ex dipendente a un altro dipendente oppure convertire la casella di posta dell’ex dipendente in una casella condivisa». Entrambe le opzioni sono comuni e ragionevoli dal punto di vista aziendale, poiché il lavoro in corso non deve andare perso.

Il recupero privato dell’account è un’altra questione. Il successore riceve ora l’e-mail inviata da un negozio per reimpostare una password. Non è necessario che vi sia alcuna malafede da parte sua. È sufficiente che il messaggio gli pervenga.

Anche Google e Microsoft provvedono alla cancellazione degli account privati, sebbene con maggiore lentezza. Entrambe le aziende concedono un periodo di due anni senza accessi. Google può quindi cancellare l’account e i suoi contenuti, e lo comunica tramite e-mail all’account stesso e all’indirizzo di recupero. Un indirizzo non più valido comporta che l’avviso non giunga a destinazione. Gli indirizzi Gmail cancellati, almeno, non vengono mai più assegnati.

Cosa può fare in 10 minuti

Accedete una volta a ogni vecchia casella di posta ancora esistente. Il conteggio riparte da zero e potrete vedere quali servizi continuano a inviare messaggi a quell’indirizzo. Le righe dell’oggetto degli ultimi mesi costituiscono un elenco piuttosto completo dei vostri account dimenticati e non vi richiede alcuno sforzo di ricerca.

Quindi reindirizzate tali servizi a un indirizzo che controllate quotidianamente. Google lo tiene nella sezione "Sicurezza", Microsoft nelle "Informazioni sulla sicurezza", mentre i siti di e-commerce solitamente nel profilo. Laddove esista un indirizzo di recupero separato, dovrebbe appartenere a un provider diverso da quello dell’account principale; in caso contrario, un’interruzione del servizio comprometterebbe entrambi.

Rimane la spinosa questione di sapere se la casella di posta stessa sia protetta. Un account che funge solo da via di accesso secondaria necessita comunque di una propria password e dell’autenticazione a due fattori, poiché consente l’accesso a tutti gli altri. Dove conservare i codici di backup relativi a tale account, senza consegnarli a un ladro di informazioni, è spiegato nel nostro articolo sui codici di backup.

Se l’indirizzo è ormai perso da tempo e ora è in possesso di qualcun altro, la soluzione passa attraverso i servizi stessi. La maggior parte dei provider consente di modificare l’indirizzo di contatto fintanto che è ancora possibile accedere con la password, e questa è la prima cosa da fare per ogni account interessato. Se si è smarrita anche la password, la procedura di ripristino si trasforma in una richiesta di assistenza con esito incerto.

Chiunque non abbia più alcuna necessità della vecchia casella di posta dovrebbe innanzitutto modificare tutti i servizi che rimandano ad essa e poi eliminarla. L’indirizzo risulterà così libero proprio come lo sarebbe dopo la scadenza, ma in un momento da voi scelto.